Activiteitenkalender

Vanaf heden
"Bijzondere vriendinnenexpositie"
Elke woensdagmiddag van 13.30 uur tot 16.00 uur
"Toon Tuin bij Tuinenpark De Koekelt"
Elke eerste zondag van de maand
"Bakkie Troost"
Elke dinsdag en donderdag van 13.30 uur tot 15.30 uur
"Tekenen en schilderen bij Lijn en Kleur"
Eén keer in de twee weken
"Koor 'Zingen voor je leven'"

Privacyreglement en klachtenregeling

PRIVACYREGLEMENT

De AVG is de nieuwe wet ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet zijn wij verplicht om in een reglement vast te leggen welke persoonsgegevens wij aan onze gasten en vrijwilligers vragen, hoe wij hier mee omgaan en hoe wij de privacy garanderen.

Algemeen

Wanneer iemand zijn persoonlijke gegevens aan ons overhandigt mag deze ervan uitgaan dat haar/zijn privégegevens ook echt privé blijven.

Wij slaan deze gegevens op in een beveiligde database. En daar blijven ze ook.

Medewerkers krijgen alleen toegang tot die gegevens die van belang zijn voor de uitoefening van zijn/haar functie.

Namenlijstjes met NAW gegevens worden niet verstrekt tenzij ieder persoonlijk daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wij geven de gegevens niet door aan derden, tenzij wettelijk verplicht en geanonimiseerd.

Onze medewerkers en vrijwilligers tekenen voor aanvang de werkzaamheden een overeenkomst waarin zij verklaren zich te zullen houden aan ons privacyreglement

 

Overeenkomst vrijwilligers

In deze overeenkomst is het volgende vastgelegd:

De vrijwilliger handelt conform het privacyprotocol THHE. Hij/zij waarborgt de privacy en de omstandigheden waarin de gast zich bevindt en zal niet met anderen hierover spreken.

Vrijwilligers die werken met kinderen vragen wij om een geldige VOG verklaring voor aanvang van de werkzaamheden.

 

Aanvullende overeenkomst buddy

Aan een buddy vragen wij om meer persoonlijke gegevens, die van belang zijn voor het kunnen matchen van buddy en buddyvrager.

Deze gegevens zijn alleen inzichtelijk voor de buddycoördinator en haar/zijn eventuele vervanger. 

Bij vertrek van de buddy worden deze gegevens vernietigd, inclusief de gegevens op de website ezorg.zgv.nl

Ook vragen wij een geldige VOG verklaring voordat de werkzaamheden kunnen starten.

 

Inschrijving gasten

In de toelichting op de vragenlijst is vastgelegd welke gegevens wij vragen en waarom wij die vragen.

Bij sommige trainingen/buddyvragers is het van belang om iets meer van de achtergrond en/of ziektegeschiedenis van de deelnemer te weten. Indien van toepassing krijgen gasten hiervoor een specifiek intakeformulier en wordt ook vermeld waarom deze gegevens noodzakelijk zijn en wie hierin inzage heeft en wanneer ze worden vernietigd.

Bewaren en vernietigen van gegevens

Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor een goede dienstverlening.

Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn worden verwijderd uit de database en/of vernietigd in de papierversnipperaar.

In sommige gevallen dienen we originele formulieren te bewaren bijv. VOG verklaringen. Deze worden bewaard in een afgesloten kast. Deze kast is alleen te openen door de dienstdoende coördinator.

Gegevens over (namen/aantallen) bezoekers worden maximaal 1 jaar bewaard in een afgesloten kast.

Officiële documenten bijv. jaarrekening en jaarverslagen worden zo lang bewaard als wettelijk is voorgeschreven dan wel door desubsidieverstrekker wordt geeist.

 

Publicaties, promotieactiviteiten, website en facebook

Wij vragen deelnemers/bezoekers/vrijwilligers altijd mondeling om toestemming voor het maken van foto’s en het publiceren hiervan t.b.v. promotieactiviteiten van onze eigen activiteiten.

Foto’s van kinderen worden alleen gemaakt als ouders hiervoor mondeling toestemming hebben gegeven.

In onze publicaties gebruiken wij in principe geen herkenbare namen tenzij degene die het betreft hiervoor uitdrukkelijk mondeling toestemming heeft gegeven.

Op onze website, facebookpagina en andere publicaties worden geen namen genoemd met uitzondering van bestuursleden, coördinatoren en leden Raad van Toezicht. Contact met hen kan echter alleen gelegd via onze mailadres of via ons algemene telefoonnummer 06-22161969

 

Mailing

Standaard hebben wij in onze mailing opgenomen dat als men geen mail meer wenst te ontvangen van ons, men dit kan melden. Het mailadres wordt dan verwijderd uit ons bestand.

Mailing naar meerdere personen tegelijk wordt altijd verzonden via “BCC”, tenzij men toestemming heeft gegeven dat derden ook hun mailadres mogen zien.

 

Rechten van betrokkenen

Iedereen heeft:

het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van haar/hem worden verwerkt.

het recht op inzage en afschrift van die gegevens.

het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien gewenst.

---

INFORMATIE VOOR GASTEN OVER ONS PRIVACYREGLEMENT

De AVG is een nieuwe wet ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft een organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens zijn bepaalde rechten.

Als u gast bent bij ons inloophuis vragen wij u ook om enkele gegevens met ons te delen. Hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens en hoe wij uw privacy waarborgen beschrijven wij hier onder.

 

De plichten van het Toon Hermans Huis Ede.

Wanneer u bij ons Toon Hermans Huis staat ingeschreven, mag u er van uitgaan dat uw privé-gegevens ook echt privé blijven.

Door het invullen van het inschrijfformulier hebben we persoonlijke gegevens van u. Wij verwerken deze gegevens in onze database, zodat we u o.a. op de hoogte kunnen houden van de activiteiten van het Toon Hermans Huis. We slaan uw gegevens op in een beveiligde database en daar blijven ze ook. We bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor een goede dienstverlening. Onze medewerkers hebben de verplichting vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. We geven uw gegevens nooit door aan derden!

Wat willen we van u weten en waarom?

Voor- en achternaam, man/vrouw:zodat we u op de juiste manier kunnen aanspreken.

Adres en woonplaats: zodat we weten uit welke delen/wijken onze gasten komen.

Telefoonnummer: zodat we u kunnen bereiken indien nodig.

Emailadres: via onze nieuwsbrief en activiteitenagenda’s houden we u op de hoogte.

Geboortedatum: zodat we kunnen zien van welke leeftijdsgroep onze gasten zijn.

Enkele specifieke vragen zoals: bent u zelf kankerpatiënt? Ofbent u naaste of nabestaande? Zodat we ons aanbod op uw verwachtingenaf kunnen stemmen.

Bij sommige trainingen is het voor de trainer van belang om iets meer van de achtergrond en/of ziektegeschiedenis van de deelnemer te weten, om zo nodig de training hierop aan te kunnen passen. Indien van toepassing krijgt u hiervoor een specifiek intakeformulier.

Uw rechten als betrokkenen.

U hebt de volgende rechten:

Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u worden verwerkt.

Het recht op inzage en afschrift van die gegevens.

Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien u dat wenst.

Als u gebruik wilt maken van uw rechten, kunt u dit bij één van de gastvrouwen/heren aangeven of stuur een mail naar info [at] toonhermanshuisede.nl. Dit kan ook als u een vraag of een klacht hebt.

---

Protocol Klachtenregeling Toon Hermans Huis Ede

 

Brancheorganisatie IPSO heeft in 2012 een klachtenregeling vastgesteld voor gasten van bij IPSO aangesloten inloophuizen en psycho-oncologische centra. Het Toon Hermans Huis Ede conformeert zich aan deze klachtenregeling.

 

Hoe gaan wij om met klachten?

Externe klachten:

Klacht van een gast:

In eerste instantie zal de klacht -indien het een persoon betreft- met de direct betrokkene uitgepraat moeten worden

Indien dit moeilijk ligt, kan de gast zich wenden tot de coördinator

Besloten kan worden tot een mediationgesprek tussen gast en betrokkene met collega-coördinator als mediator

Indien de klacht een materieel of structureel probleem betreft, kan de gast zich wenden tot de coördinator

Mocht bovenstaande niet tot een oplossing leiden, dan is het mogelijk de klacht in te dienen bij IPSO, zodat de klachtencommissie tot een oordeel komt

De gast kan zich met een klacht ook rechtstreeks tot de klachtencommissie van IPSO wenden

 

Interne klachten:

Klacht van een vrijwilliger:

 

In eerste instantie zal de klacht met de direct betrokkene uitgepraat moeten worden

Indien dit moeilijk ligt, kan de vrijwilliger zich wenden tot de betreffende coördinator

Indien het een klacht over een coördinator betreft, kan de vrijwilliger zich wenden tot een mede-coördinator

Indien coördinator en vrijwilliger er niet uitkomen, wordt de klacht met één van de bestuursleden besproken

Er kan besloten worden tot een mediationgesprek met de vertrouwenspersoon als mediator

 

Klacht van een coördinator:

 

In eerste instantie zal de klacht met de direct betrokkene uitgepraat moeten worden

Indien het een klacht over een vrijwilliger betreft, kan de coördinator zich wenden tot de betreffende coördinator van deze vrijwilliger

Indien het een klacht over een mede-coördinator betreft, kan de coördinator zich met medeweten van een collega-coördinator, wenden tot een bestuurslid

Indien het een klacht over een bestuurslid betreft, kan de coördinator zich wenden tot een collega-bestuurslid

In alle gevallen kan besloten worden tot een mediationgesprek met de vertrouwenspersoon als mediator

 

Klacht van een bestuurslid:

 

In eerste instantie zal de klacht met de direct betrokkene uitgepraat moeten worden

Indien het een klacht over een vrijwilliger betreft, kan het bestuurslid zich wenden tot de betreffende coördinator van deze vrijwilliger

Indien het een klacht over een coördinator betreft, kan het bestuurslid zich wenden tot een collega-bestuurslid

Indien het een klacht over een collega-bestuurslid betreft, kan het bestuurslid zich wenden tot een collega-bestuurslid

In alle gevallen kan besloten worden tot mediationgesprek met de vertrouwenspersoon als mediator

 

De vertrouwenspersoon van het Toon Hermans Huis Ede is Jan Poortman.

Telefoonnummer: 0318 - 650489 of 06 - 51794023

E-mail: j.poortman [at] wxs.nl

---